Внедрение системы электронного документооборота

В результате внедрения заказчик получил надежную, недорогую систему электронного документооборота. Повысилась эффективность работы сотрудников канцелярии. Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников фонда за счет предоставления своевременных отчетов о ходе исполнения документов. Построенное нами решение обладает следующими функциями:

1. Регистрация и управление входящей, исходящей и внутренней корреспонденцией

2. Автоматизация бизнес-процессов ознакомления и утверждения документов

3. Отчеты о ходе исполнения документов

4. Снижение затрат рабочего времени

5. Контроль за состоянием документа

6. Снижение рисков утраты документов за счет централизованного хранения всех документов в базе данных

Основные компоненты системы:

1. Службы управления контентом. Oracle Content Database - это компонент для управления файлами (документами, картинками, диаграммами) в Collaboration Suite. Oracle Content DB позволяет:

• Управлять файлами и папками.
• Редактировать файлы
• Блокировать файлы на время редактирования
• Использовать процессы утверждения и рассмотрения документов, как стандартные, так и нестандартные
• Использовать простой или расширенный поиск документов
• Присваивать документам различные категории и атрибуты

Для обеспечения защиты от вирусов Oracle Content DB может интегрироваться с Symantec AntiVirus ScanEngine.

2. Электронная почта. Oracle Mail - это решение, основанное на открытых стандартах для корпоративной электронной почты, голосовой почты и факсов. Доступ к собщениям Oracle Mail может обеспечить любой почтовый клиент, поддерживающий протоколы IMAP4 или POP3.

Oracle предлагает два почтовых клиента для доступа к сообщениям:

Oracle Web Access - соединяет дружественный интерфейс и богатый набор функциональных возможностей. Oracle Web Access полностью основан на Web технологиях и не требует для своей работы установки дополнительных приложений.

Oracle Connector for Outlook - расширяет функциональность Microsoft Outlook, предоставляя пользователям Oracle Collaboration Suite привычную и универсальную среду для работы с E-mail, голосовой почтой, факсами, календарем и Web конференциями

3. Календарь. Oracle Calendar - это компонент для управления временем в Oracle Collaboration Suite, комбинирует функциональность расписания групп и ресурсов с различными методами доступа, предоставляя вам актуальную информацию по управлению задачами. Функции Oracle Calendar:

• Планирование встреч, конференций
• Проверка временных конфликтов и их разрешение
• Координация ресурсов предприятия
• Создание задач, напоминаний
• Поиск свободного времени
• Напоминания по E-mail и по беспроводной связи

Oracle Calendar также предоставляет несколько интерфейсов для доступа. Это Calendar Desktop Client, Oracle Connector for Outlook и, конечно же, Web Client, который предоставляет доступ к календарю через браузер.

4. Рабочие пространства. Рабочие пространства это набор приложений, которые вы можете использовать по своему усмотрению. В рабочих пространствах вы можете публиковать документы, хранить дискуссии, управлять встречами и задачами для рабочего пространства. Например, вы можете создать рабочее пространство для решения конкретной задачи, и публиковать в рабочем пространстве документы, касающиеся этой задачи. Обсуждать эту задачу используя Web конференции и дискуссии.

5. Дискуссии. Дискуссии - это приложение для управления онлайн форумами. В дискуссиях вы можете публиковать вопросы и ответы, а также выставлять свои идеи на обсуждение коллег. Для быстрой навигации по дискуссиям вы можете использовать поиск.

6. Совместная работа в реальном времени. Oracle Collaboration Suite обладает возможностями для совместной работы пользователей в реальном времени.

• Web конференции позволяют вам проводить онлайн совещания с вашими коллегами, во время конференции вы можете обмениваться мгновенными сообщениями, кроме того, участники конференции могут обмениваться голосовыми сообщениями. В Oracle Collaboration Suite есть возможность записи Web конференции вместе с голосом, что позволяет в последствии просмотреть всю конференцию.
• Oracle Messenger это настольный клиент, который устанавливается на ваш компьютер и позволяет обмениваться мгновенными сообщениями, голосовыми сообщениями, а также планировать и начинать конференции.
• Вы также можете планировать и начинать конференции с помощью дополнительной надстройки над приложениями MS Office.